Contas a Pagar

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controle de contas a pagar tem o objetivo de gerenciar as despesas que sua empresa tem para pagar. Os lançamentos desse módulo, também chamados de títulos a pagar, podem ser cadastrados manualmente pelos usuários ou podem ser gerados automaticamente pelo módulo de recebimento de mercadorias.

Para acessar suas despesas, acesse o menu Financeiro /  Despesas:


A tela dos títulos é aberta:



Filtro: na parte superior temos o filtro dos dados, local onde os usuário podem fazer as buscas pelas despesas de um determinado período, de um determinado banco, status, etc.

Botão de Ação: a tela possui alguns botões que servem para os usuário cadastrarem novos títulos e excluir títulos cadastrados.

Detalhar Dados: ao clicar nesses links, o sistema abre uma tela e exibe os detalhes do título clicado.

Link de Ação: serve para baixar os títulos em aberto (marcar como pago) ou estornar os títulos pagos (marcar como aberto).


Cadastrar ou Alterar uma Despesa


Ao clicar no botão "Nova Despesa" ou no Link para detalhar os dados de uma despesa cadastrada, a tela de detalhes do título será aberta.



Nessa tela, temos as seguintes informações:

Descrição Despesa: informe aqui um descritivo do que se trata esse título. Ex: "Conta de Energia Elétrica", "Pagamento de Aluguel", "Salário do João", etc.

Fornecedor: informe aqui qual é o fornecedor que vai receber esse título. Dica: além de seus fornecedores habituais, cadastre seus funcionários como fornecedores também. Assim, você consegue cadastrar os títulos a pagar para cada funcionário seu.

Valor: valor total do título.

Num. Documento: para melhor organizar seu financeiro, informe nesse campo uma numeração de referência para essa despesa. Pode ser o número da nota fiscal de seu fornecedor, o número do recibo ou qualquer outra numeração interna de sua empresa.

Vencimento: data de vencimento desse título.

Competência: essa data é utilizada nos relatórios gerenciais. Serve para indicar qual dia essa despesa deve ser atribuída. Por exemplo, uma compra que foi feita no dia 31/01 com vencimento para 7 dias, ou seja, a data de vencimento seria 07/02. Com a data de competência, você decide se deve contar essa despesa em janeiro ou fevereiro.

Conta: conta bancária que será usada para pagar esse título.

Conta Financeira: indica o que está sendo pago para seu fornecedor (ex: energia elétrica, salários, impostos, etc). Essa informação é utilizada futuramente nos relatórios financeiros.

Situação: indica se o título está aberto ou pago (status).

Observações: você pode cadastrar qualquer observação relevante a esse título.

Centro de Custo: indica qual setor da empresa é responsável por essa despesa (qual setor gerou esse custo). Por exemplo, digamos que sua empresa tenha feito um anúncio de propaganda em uma revista. O pagamento dessa despesa poderia ser atribuído ao centro de custo "Marketing". Posteriormente é possível extrair relatórios que indicam os gastos por departamento.

Arquivos Anexos: anexe quantos arquivos quiser a seus lançamentos. As empresas geralmente anexam os comprovantes de pagamento, cópias de contrato, etc.


Lançamentos Recorrentes

Em alguns casos, uma mesma despesa pode ser cadastrada de forma antecipada com uma certa periodicidade regular. Por exemplo: a conta de aluguel de sua empresa, que tem vencimento todo dia 10 e será paga nos próximos 12 meses.

ERPNOW possibilita o cadastramento desses 12 lançamentos de uma única vez. Para isso, na tela de cadastramento do título, selecione a opção "Repetir o lançamento" e escolha a periodicidade (mensal, semestral, etc):




Anexar Arquivos aos Lançamentos

Ao cadastrar ou alterar uma despesa, é possível anexar arquivos a esse lançamento, como comprovantes, cópias de documentos, etc. Para isso, clique no botão "Anexar Arquivo", escolha o arquivo em seu computador, digite uma descrição para o arquivo e clique em "Salvar":



Marcar uma Despesa como Paga

Para marcar uma despesa como paga (também conhecido como baixar uma despesa), utilize o link de ação localizado do lado direto da tela de despesas. Clique sobre a opção "Pagar":



A tela de baixa será aberta. Escolha o tipo de pagamento (boleto, cheque, etc) e informe o valor pago.
Se o valor pago for menor que o valor original do título, o sistema automaticamente calcula a diferença como um desconto. Se o valor for maior que o original, a diferença é entendida como juros.
Clique em confirmar para baixar a despesa:





Cancelar um Pagamento Realizado

Para voltar o status de uma despesa de "pago" para "aberto" (também conhecido como estornar o pagamento), utilize o link de ação localizado do lado direto da tela de despesas. Clique sobre a opção "Estornar":



A tela de confirmação será exibida. Para finalizar, clique no botão "Confirmar".




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