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Conciliação Bancária
A conciliação bancária é o processo de conferência entre os lançamentos realizados no módulo financeiro do ERPNOW (contas a pagar, contas a receber e movimentação bancária) e os lançamentos feitos em sua conta no banco. O objetivo é deixar os dois ambientes com os lançamentos idênticos e consistentes entre si.
Hoje em dia, boa parte do tempo de trabalho do departamento financeiro de uma empresa é gasto realizando as conciliações bancárias. Imagine a dificuldade de conferir lançamento por lançamento de dezenas de contas. Complicado, não é?
Pensando nisso, nós desenvolvemos esse novo recurso no ERPNOW para facilitar a vida de quem trabalha com conciliação bancária.
1. Acessando a conciliação
Para acessar a nova tela de conciliação bancária, acesse o menu Financeiro / Conciliação Bancária:
2. Importar dados do seu banco
O primeiro passo da conciliação é importar os lançamentos do seu banco para dentro do ERPNOW. Isso é feito através de um arquivo que seu internet banking gera com toda a sua movimentação bancária. Portanto, basta acessar o internet banking e exportar seu extrato bancário no formato OFX (solicite ajuda de seu gerente caso tenha dúvida na geração desse arquivo). Depois de salvar o arquivo em seu computador, clique no botão "Importar Arquivo" do ERPNOW e escolha o arquivo que acabou de salvar:
3. Analisando os lançamentos
Depois que concluir a importação do arquivo OFX, o sistema vai exibir os lançamentos na tela em duas colunas:
- Coluna esquerda: são os lançamentos do seu extrato bancário, importados do arquivo OFX.
- Coluna direita: são os lançamentos cadastrados no ERPNOW. Note que, caso o sistema não encontre automaticamente o lançamento em nosso sistema, será perguntado ao usuário o que deseja fazer: cadastrar um novo lançamento no contas a pagar/receber, cadastrar um novo lançamento nas movimentações bancárias ou buscar manualmente o lançamento dentro do ERPNOW. Vamos explicar abaixo cada uma das situações descritas acima.
4. ERPNOW encontra automaticamente o lançamento
Em algumas situações, o nosso sistema consegue identificar automaticamente se o lançamento bancário importado pelo OFX já está cadastrado no ERPNOW. Nesses casos, o sistema vai exibir o lançamento do OFX do lado esquerdo e o lançamento do ERPNOW do lado direito.
Se tiver tudo certo, basta clicar no botão conciliar que o sistema efetuará a baixa automaticamente. Caso não esteja correto, basta clicar no ícone de exclusão ("X") para desfazer o link.
5. Cadastrando manualmente um título a pagar/receber
Quando o ERPNOW não conseguir encontrar automaticamente o lançamento, o usuário pode cadastrar o lançamento no contas a pagar / receber. Isso é feito através da aba "Novo Lançamento". Basta digitar as informações do título (descrição, cliente, num. documento, etc) e clicar em "Conciliar":
6. Cadastrando manualmente um movimento bancário
Outra opção para os casos em que o ERPNOW não encontrou o lançamento automaticamente, é cadastrar um movimento bancário. No exemplo abaixo vamos conciliar um lançamento de tarifa bancária que foi importada pelo arquivo OFX. Depois de digitar a descrição e escolher conta financeira, é só clicar em "Conciliar":
7. Buscando um lançamento manualmente
Algumas vezes, o lançamento importado pelo arquivo OFX já está cadastrado no ERPNOW, porém a rotina de importação de dados não conseguiu encontrar automaticamente. Nessas situações, não é necessário cadastrar novamente o lançamento em nosso sistema, basta fazer a busca do título já cadastrado e depois fazer a conciliação. Isso é feito através do menu "Busca".
No exemplo abaixo, vamos conciliar um depósito de R$ 104,70 que foi feito em nossa conta referente a uma venda que foi feita:
Ao clica no botão destacado acima, a tela de busca é exibida para encontrar manualmente o título (ou os títulos, pois pode ser mais de um):
Depois de encontrar o(s) lançamento(s), basta selecioná-los e clicar no botão "Enviar Selecionados":
Feito isso, o passo final é clicar em "Conciliar" para finalizar a conciliação do lançamento:
8. Ignorando alguns lançamento importados
Após importar o arquivo OFX, pode acontecer de você querer descartar alguns lançamentos que foram importados. Para fazer isso, basta clicar no ícone de exclusão para ignorar os lançamentos:
Pronto! Seguindo estes novos procedimentos, a sua equipe de Gestão Financeira vai conseguir fazer a Conciliação Bancária de forma ágil e correta, levanto muito menos tempo para fazer os seus registros do ERPNOW refletirem o seu extrato bancário e vice-versa.
Até a próxima!
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